polityka RODO

Szanowni Państwo,

Mając na uwadze wejście w życie RODO, tj. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych informujemy, że w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), poniżej spełniając obowiązek określony art. 13 i art. 14 RODO, informujemy, że korzystanie z wszelkich ofert promocyjnych i komunikacja z Państwem wiąże się z koniecznością akceptacji przez Państwa polityki prywatności RODO oraz regulaminów promocji. Jeżeli nie akceptują Państwo wyżej wymienionych wymagań, nie możemy oferować Państwu naszych ofert promocyjnych oraz kontaktować się z Państwem w celu ich realizacji. 

Administratorem Państwa danych jest Instytut Energomedica, który został on założony przez firmę H.S.M. sp. z o.o. z siedzibą w Łodzi, ul. Okólna 186, 91-520 Łódź. Firma wpisana jest do rejestru przedsiębiorców KRS przez Sąd Rejonowy dla Sądu w Łodzi Śródmieście, XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 332270, NIP: 726-26-11-292.

Ochrona danych osobowych w firmie H.S.M. Sp. z o.o.

Firma H.S.M. Sp. z o.o. z siedzibą w Łodzi, przy ulicy Okólnej 186, 95-520, biuro obsługi : Łódź, ul. G. Zapolskiej 25, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego Sąd Rejonowy dla Łodzi Śródmieścia w Łodzi, SĄD GOSPODARCZY XX Wydział Krajowego Rejestru Sądowego I Sekcja, 90-928 Łódź ul. Pomorska 37, KRS 332270, NIP 726-26-11-292, kapitał zakładowy: 100.000,00 PLN, poświęca ochronie danych osobowych ogromną uwagę. Celem niniejszego dokumentu jest poinformowanie Państwa, w jaki sposób przetwarzamy Państwa dane osobowe, w jakim celu i z jakiego powodu dochodzi do przetwarzania tych danych, komu możemy przekazywać te dane, oraz jakie w związku z tym prawa mają właściciele danych osobowych.

W ramach prowadzonej działalności firma H.S.M. Sp. z o.o., przetwarza dane osobowe kilku kategorii podmiotów i rodzajów danych, pośród których należą między innymi dane osobowe pracowników i ubiegających się o zatrudnienie, klientów – osób fizycznych/prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, dostawców i odbiorców towarów oraz usług. Celem niniejszego dokumentu jest przekazanie podstawowych informacji dotyczących tematyki przetwarzania danych osobowych w firmie H.S.M. Sp. z o.o. Wszelkie kwestie związane z ochroną danych osobowych można kierować pod adres e-mail: lewandowski@energomedica.pl

  1. Jakie dane osobowe są przetwarzane?

Firma H.S.M. Sp. z o.o. bardzo dokładnie dba o to, aby przetwarzać dane osobowe wyłącznie w zakresie koniecznie niezbędnym do celów, dla których są przetwarzane i stara się minimalizować wszelkie procesy przetwarzania danych osobowych. Firma H.S.M. Sp. z o.o. prawie zawsze przetwarza Państwa dane osobowe, przy czym są to takie dane osobowe jak: imię i nazwisko/nazwa firmy oraz dane kontaktowe: adres zamieszkania/siedziby, adres korespondencyjny, numer telefonu, adres email. Pozostałe dane osobowe są przetwarzane w zakresie określonym przez konkretny cel przetwarzania, o czym jesteście Państwo poinformowani przed dokonaniem zakupu usług w związku z pozyskiwaniem Państwa danych osobowych. Do celów realizacji praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych można skorzystać z poniższego adresu email: lewandowski@energomedica.pl

  1. Na podstawie jakich przesłanek przetwarzane są dane osobowe?

Firma H.S.M. Sp. z o.o. przetwarza dane osobowe tylko wtedy, kiedy zaistnieje jedna z przyczyn prawnych. Do przetwarzania danych osobowych może dojść: na podstawie Państwa zgody, o ile zgoda ta została wyrażona, bez Państwa zgody najczęściej na podstawie wypełnienia zobowiązań umowy o współpracy, w związku z wypełnieniem zobowiązań prawnych. W przypadku, gdy nie chodzi o sytuację opisaną w punkcie 1., firma H.S.M. Sp. z o.o. nie przetwarza żadnych danych osobowych bez Państwa zgody.

2.1 Przetwarzanie danych osobowych na potrzeby wypełniania zobowiązań wynikających z umowy

W przypadku, gdy pomiędzy osobą a firmą H.S.M. Sp. z o.o. zawarta jest umowa lub w związku z zawarciem umowy niezbędne jest przetworzenie danych osobowych, firma H.S.M. Sp. z o.o. przetwarza je w ten sposób, aby mogła wypełniać swoje prawa i obowiązki wynikające z tej umowy. W takiej sytuacji firma H.S.M. Sp. z o.o. nie potrzebuje zgody na takie przetwarzanie danych. Takim rodzajem umowy może być na przykład umowa o pracę, umowa o przedstawicielstwo handlowe, jednostkowa umowa zawarta z klientem firmy H.S.M. Sp. z o.o. lub umowy zawierane z odbiorcami i dostawcami towarów oraz usług.

Zadaniem firmy H.S.M. Sp. z o.o. jest dołożenie wszelkich starań, aby w związku z powyższym były przetwarzane dane osobowe tylko niezbędnie konieczne, a także przestrzeganie, aby przetwarzane dane osobowe były aktualizowane, a przede wszystkim usuwane, w przypadku, gdy ustąpią przesłanki do ich przetwarzania, np. zakończenie obowiązywania umowy.

2.2. Przetwarzane danych osobowych na potrzeby wypełniania zobowiązań prawnych

Obowiązek przetwarzania danych osobowych nakładają na firmę H.S.M. Sp. z o.o. przepisy prawa. Niektóre przepisy prawa bezpośrednio nakładają na firmę H.S.M. Sp. z o.o. obowiązek przechowywania/przetwarzania danych osobowych z uwzględnieniem zobowiązań wynikających z działalności H.S.M. Sp. z o.o. W związku z wypełnianiem tych zobowiązań nie jest wymagana zgoda osoby na takie przetwarzanie danych osobowych.

Dla łatwiejszego wyobrażenia. Jeśli dana osoba jest na przykład pracownikiem firmy H.S.M. Sp. z o.o., to firma H.S.M. Sp. z o.o. jest zobowiązana do przetwarzania pewnych danych osobowych w związku z wypełnianiem zobowiązań podatkowych oraz ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego.

Również w tym przypadku, firma H.S.M. Sp. z o.o. dba o to, aby dane osobowe były przetwarzane w minimalnym możliwym zakresie, przez możliwie najkrótszy okres. Przetwarzanie danych osobowych na potrzeby wypełniania zobowiązań wynikających z umowy

W przypadku, gdy pomiędzy osobą a firmą H.S.M. Sp. z o.o. zawarta jest umowa lub w związku z zawarciem umowy niezbędne jest przetworzenie danych osobowych, firma H.S.M. Sp. z o.o. przetwarza je w ten sposób, aby mogła wypełniać swoje prawa i obowiązki wynikające z tej umowy. W takiej sytuacji firma H.S.M. Sp. z o.o. nie potrzebuje zgody na takie przetwarzanie danych. Takim rodzajem umowy może być na przykład umowa o pracę, umowa o przedstawicielstwo handlowe, jednostkowa umowa zawarta z klientem firmy H.S.M. Sp. z o.o. lub umowy zawierane z odbiorcami i dostawcami towarów oraz usług.

Zadaniem firmy H.S.M. Sp. z o.o. jest dołożenie wszelkich starań, aby w związku z powyższym były przetwarzane dane osobowe tylko niezbędnie konieczne, a także przestrzeganie, aby przetwarzane dane osobowe były aktualizowane, a przede wszystkim usuwane, w przypadku, gdy ustąpią przesłanki do ich przetwarzania, np. zakończenie obowiązywania umowy.

2.3 Przetwarzanie danych osobowych na podstawie zgody

Jeśli osoba udzieliła zgody firmie H.S.M. Sp. z o.o. na przetwarzanie danych osobowych, już nawet z samego tego faktu dochodzi do przetwarzania tych danych. Wszelkie zgody, które uzyskuje firma H.S.M. Sp. z o.o. są w pełni dobrowolne, a właściciel danych osobowych nie ma obowiązku ich udzielania. Co więcej nieudzielnie zgody nie powinno być związane z żadnymi niekorzystnymi następstwami. Co więcej raz udzieloną zgodę można kiedykolwiek bez jakichkolwiek sankcji odwołać. Odwołanie zgody nie obejmuje określonego przepisami prawa do przetwarzania danych realizowanego przed tym odwołaniem.

  1. Okres przetwarzania danych osobowych

Firma H.S.M. Sp. z o.o. przetwarza dane osobowe przez czas określony. Okres ten jest określony z uwzględnieniem celu i podstawy prawnej przetwarzania. Na przykład przetwarzanie danych osobowych na podstawie zobowiązań wynikających z umowy uwzględnia ich przetwarzanie przez okres niezbędny dla wypełnienia praw i obowiązków wynikających z tej umowy, zatem w większości do upływu czasu przedawnienia ostatniego prawa wynikającego z tej umowy. Dokumentację medyczną przechowuje się zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 21 grudnia 2010 r. w sprawie rodzajów i zakresu dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania. Do przetwarzania na podstawie na podstawie zobowiązań prawnych dochodzi przez okres niezbędnie konieczny dla wypełnia tych zobowiązań. Zaś jeśli chodzi o przetwarzanie danych osobowych zgodnie z uprawnionym interesem właściciela danych osobowych, dane te są przetwarzane przez okres trwania tego uprawnionego interesu.

W przypadku, gdy dane osobowe są przetwarzane na podstawie udzielonej zgody, przetwarzane są na okres wskazany w zgodzie, przy czym istnieje prawo do odwołania zgody na ich przetwarzane w dowolnej chwili.

  1. Z jakich źródeł są pozyskiwane dane osobowe?

Firma H.S.M. Sp. z o.o. pozyskuje w ogromnej większości dane osobowe bezpośrednio od Państwa.

  1. Komu są przekazywane i udostępniane dane osobowe?

Firma H.S.M. Sp. z o.o. w stosunku do danych osobowych jest ich administratorem, co oznacza to, że to firma H.S.M. Sp. z o.o. określa cele ich przetwarzania. W związku z powyższym firma H.S.M. Sp. z o.o. może przekazywać lub udostępniać dane osobowe innym podmiotom, które pozostają w charakterze administratora danych lub podmiotu przetwarzającego dane.

Tymi podmiotami są na przykład osoby opisujący analizy, biuro rachunkowe, firma kurierska, dostawca newsletterów.

Z podmiotami podpisane są umowy powierzenia danych osobowych.

Firma H.S.M. Sp. z o.o. dokłada wszelkich starań, aby wszyscy, którym są przekazywane dane osobowe przestrzegali wysokiego standardu ich ochrony. Firma H.S.M. Sp. z o.o. nie przekazuje Państwa danych osobowych żadnym podmiotom, które nie gwarantują odpowiednich standardów ochrony danych osobowych.

Firma H.S.M. Sp. z o.o. nie przekazuje Państwa danych osobowych poza Unię Europejską.

  1. Prawa właściciela danych osobowych w związku z przetwarzaniem danych osobowych

Prawo dostępu do danych

Na podstawie tego prawa, właściciel danych osobowych ma prawo wglądu do informacji, jakie jego dane są przetwarzane, w jakim celu, przez jaki okres, gdzie te dane osobowe są pozyskiwane, komu są przekazywane, kto oprócz firmy H.S.M. Sp. z o.o. je przetwarza i jakie inne prawa ma właściciel danych. W przypadku jakichkolwiek niejasności można zwracać się do firmy H.S.M. Sp. z o.o. z zapytaniem pod adresem email: lewandowski@energomedica.pl

Prawo do sprostowania

W przypadku, gdy właściciel danych osobowych stwierdzi, że jego przetwarzane dane osobowe są niedokładne lub niepełne, ma prawo wystąpić bez zbędnej zwłoki o ich sprostowanie lub uzupełnienie.

Prawo do usunięcia

W niektórych przypadkach właściciel danych osobowych ma prawo, by jego dane osobowe zostały usunięte. Jego dane osobowe zostaną usunięte bez zbędnej zwłoki, jeśli zostanie spełniona którakolwiek z poniższych przesłanek:

jego dane osobowe już nie są potrzebne dla celów, dla których były przetwarzane,

cofa zgodę na przetwarzanie danych osobowych, przy czym chodzi o dane, odnośnie przetwarzania których koniecznie niezbędnym była zgoda, a równocześnie nie istnieje inna przyczyna, dla której nadal miałyby być przetwarzane,

korzysta ze swojego prawa do wniesienia sprzeciwu odnośnie przetwarzanych danych,

przypuszcza, że przetwarzanie danych osobowych realizowane przez firmę H.S.M. Sp. z o.o. przestało być zgodne z ogólnie obowiązującymi przepisami prawa,

Prawo to nie obowiązuje w przypadku, gdy przetwarzanie danych osobowych jest nadal niezbędne dla wypełniania zobowiązań prawnych przez firmę H.S.M. Sp. z o.o. a także określenia, wykonania lub obrony roszczeń prawnych.

Prawo do ograniczenia przetwarzania

W niektórych przypadkach oprócz prawa do usunięcia danych osobowych, możliwe jest skorzystania z prawa do ograniczenia przetwarzania danych osobowych. To prawo umożliwia wystąpienie w określonych przypadkach o oznaczenie danych osobowych właściciela danych, aby nie były one już przedmiotem dalszych operacji przetwarzania – w tym wypadku nie jest to jednak ostateczne (jak w przypadku prawa do usunięcia), ale wyłącznie na określony czas. Firma H.S.M. Sp. z o.o. musi ograniczyć procedury przetwarzania konkretnych danych osobowych, jeśli:

właściciel danych osobowych odmówi potwierdzenia, czy podane dane są aktualne,

jego dane osobowe są przetwarzane bez dostatecznej podstawy prawnej (np. ponad ramy tego, do jakich celów można je przetwarzać), ale zamiast żądać ich usunięcia, będzie wolał tylko ograniczyć ich przetwarzanie (np. uważa, że w przyszłości może udzielić firmie H.S.M. Sp. z o.o. tych danych),

nie ma już potrzeby przetwarzania jego danych na potrzeby konkretnych celów, ale uważa, że są konieczne dla określenia, wykonania lub ochrony roszczeń prawnych, lub

wnosi sprzeciw wobec ich przetwarzania.

Prawo do wniesienia sprzeciwu jest bardziej szczegółowo opisane w punkcie kolejnym. Przez okres wyjaśniania sprzeciwu, firma H.S.M. Sp. z o.o. jest zobowiązana do ograniczenia przetwarzania jego danych osobowych.

Prawo do przenoszenia

Właściciel danych osobowych ma prawo do uzyskania od firmy H.S.M. Sp. z o.o. informacji o wszelkich danych osobowych, które jej udzielił i które są przetwarzane na podstawie jego zgody. Jego dane osobowe muszą zostać mu udzielone w formie przejrzystej i czytelnie, powszechnie stosowanej. Aby dane można było łatwiej przenieść mogą być to dane, które są przetwarzane wyłącznie w formie zautomatyzowanej w elektronicznych bazach danych.

Prawo do sprzeciwu

Właściciel danych osobowych ma prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, do którego dochodzi na podstawie uprawnionego interesu firmy H.S.M. Sp. z o.o. W takiej sytuacji firma H.S.M. Sp. z o.o. zaprzestanie przetwarzania danych osobowych, chyba że zaistnieją istotne przesłanki do kontynuowania takiego przetwarzania. W każdym przypadku w takiej sytuacji firma H.S.M. Sp. z o.o. zaprzestanie przetwarzania danych osobowych dla celów marketingu bezpośredniego.

Prawo do odwołania zgody

Jeśli przetwarzanie danych przebiega na podstawie zgody właściciela danych, ma on kiedykolwiek prawo do odwołania zgody na przetwarzanie.

Prawo do złożenia sprzeciwu

W związku z ochroną danych osobowych i ich przetwarzaniem, właściciel danych osobowych może zwrócić się ze sprzeciwem do prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

  1. Korzystanie z praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych

Wszelkie kwestie związane z ochroną danych możesz poruszyć pisząc na adres email: lewandowski@energomedica.pl

Państwa wniosek zostanie rozpatrzony bez zbędnej zwłoki, w terminie maksymalnie do jednego miesiąca. W wyjątkowych przypadkach, zwłaszcza w przypadku zawiłości problemu, firma H.S.M. Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo wydłużenia terminu na odpowiedź o kolejne dwa miesiące. W takich sytuacjach osoba zainteresowana będzie poinformowana o takim fakcie.